Systém sdružených nákupů

Cíle systému sdružených nákupů

Systém sdružených nákupů (SSN) je tvořen soustavou pravidel, postupů a softwarových nástrojů, sloužících k zajištění účelného, hospodárného a efektivního využívání finančních prostředků rozpočtu Statutárního města Ostravy.

STANDARDIZACE NÁKUPU
standardizace nákupu vybraných komodit v rámci organizací resortu SM Ostravy

SNÍŽENÍ CENY
snížení ceny v SSN nakupovaných komodit v důsledku agregace poptávky a elektronizace nákupních procesů

SNÍŽENÍ ADMINISTRATIVNÍ ZÁTĚŽE
snížení administrativní náročnosti nákupů vzhledem k využití elektronické komunikace a automaticky generovaných dokumentů.

EVIDENCE A KONTROLA
detailní přehled o množství a cenách nakupovaných komodit napříč všemi přímo řízenými organizacemi. On-line generování reportingových sestav,

Užitečné informace k SSN

PRO NÁKUP JAKÝCH KOMODIT JE SSN URČEN?
SSN je určen pro přímé nakupování jednoduše standardizovatelných komodit, jako jsou potraviny, kancelářské potřeby, drogerie a další materiálně technické zabezpečení. SSN pak umožňuje evidenci nákupů provedených mimo SSN i pro další komodity.

KDY A JAK MUSÍM SSN POUŽÍVAT?
Rozsah povinnosti použití SSN je definován v dokumentu Pravidla SSN.

VSTUP DO PORTÁLU SSN
Portál SSN, určený pro objednávání a evidenci komodit a pro komunikaci v rámci SSN, je dostupný na internetové adrese ssn.tendersystems.cz.

KDE MOHU ZÍSKAT DALŠÍ INFORMACE?
Jakékoliv dotazy nebo připomínky k SSN nám zasílejte na e-mail ssn@tendersystems.cz.

VIDEONÁVODY SSN
Prohlédněte si videonávody, které znázorňují nejčastěji používané postupy při práci zadavaele s SSN.

Metodický postup pro import do Nákupního portálu

Do Nákupního portálu je nyní možné importovat evidenční nákupy prostřednictvím excelové tabulky.
Při vytvoření této excelové tabulky můžete postupovat následujícími způsoby:

vygenerováním tabulky z vašeho účetního systému. Tabulku je třeba upravit do pevně daného formátu, který je přílohou tohoto oznámení (viz vzorový soubor import-vzor.xlsx)
vyplněním dat z vašeho účetnictví do excelové tabulky v pevně daném formátu, která je přílohou tohoto oznámení (viz vzorový soubor import-vzor.xlsx.

Při zpracování importovacího souboru postupujte dle Metodického postupu pro IMPORT, který byl zaslán emailem na všechny organizace dne 31. 8. 2018 pracovníky Magistrátu města Ostravy (oddělení kapitálových účastí a sdruženého nákupu).
Cílem importu evidenčních nákupů bude snížení administrativní náročnosti při evidování nákupů a tento postup by měl celkově zjednodušit evidování vyššího počtu nákupů do systému SSN.

Nejčastější otázky k centrálnímu nákupu

Jak filtrovat potraviny podle dodavatele?

Dodavatele lze vyfiltrovat prostřednictvím tlačítka „Nastavení filtru dodavatele“, které se nachází v pravém horním rohu. Uživatel systému si v seznamu vybere požadovaného dodavatele. K nákupu produktů od jiných dodavatelů je nutné filtr vypnout.

Co dělat, když dodavatel dodá zboží pozdě nebo ve špatné kvalitě?

V případě, kdy dodavatel dodá zboží pozdě nebo nekvalitní, má zadavatel právo službu reklamovat společnosti Tender systems, která to bude dále řešit s dodavatelem.

Co můžu nakoupit přes Nákupní portál?

Na Nákupním portále je možné nakoupit potraviny, naftu, kancelářské potřeby, kancelářský papír,
drogerii a čisticí prostředky, obalový materiál a jednorázové papírové prostředky a další produkty,
které se průběžně přidávají dle požadavků organizací. Zároveň je možné tvořit objednávky na služby
jako jsou malířské služby, kominické práce, dopravce, revize elektrických zařízení, revize a kontroly
hasicích zařízení apod.

Jaká je cena dovozu zboží?

Dovoz je zdarma v případě nákupu potravin, a to pouze za předpokladu, že výše objednávky bude
činit u většiny komodit minimálně 1000 Kč bez DPH a pro pečivo je výše objednávky stanovena na
400 Kč bez DPH.
Komodity jako kancelářské potřeby, kancelářský papír, drogerie a čisticí prostředky, obalový materiál
a jednorázové papírové výrobky, mají dovoz zdarma v případě, kdy je hodnota objednávky vyšší než
1000 Kč bez DPH. Ostatní komodity a služby mají individuálně nastavené podmínky dovozu či
dopravy. U některých služeb je cena dopravy automaticky přidána k vytvořené objednávce, u jiných
je cena dopravy součástí poskytovaných služeb.
V případě, že hodnota objednávky nedosahuje požadované výše, je dodavatel oprávněn tuto
objednávku odmítnout.

Kdy a jak se soutěží jednotlivé komodity v rámci SSN?

Potraviny jsou soutěženy v cyklech, které jsou pro některé komodity odlišné. Rozmezí jednotlivých
soutěží je od 14denních cyklů až po 2měsíční.
Ostatní komodity jako kancelářské potřeby, kancelářský papír, drogerie a čisticí prostředky apod. jsou
soutěženy v minimální délce trvání smluvního vztahu 12 měsíců. Délka smluvního vztahu je
posouzena individuálně u každé komodity před vyhlášením veřejné zakázky. Služby a ostatní
komodity jsou soutěženy většinou na dobu 12 měsíců. Délku dostupnosti jednotlivých komodit nebo
služeb, se dozvíte v e-shopu Systému sdružených nákupů u každé položky.

Nabízí některý z dodavatelů náhradní plnění?

Poskytování náhradního plnění je součástí pouze některých veřejných zakázek. V e-shopu SSN je tato informace uvedena v názvu komoditní skupiny označené s dovětkem „Náhradní plnění".
Aktuálně je poskytování náhradního plnění dostupné u dodávek:

kancelářského papíru,
kancelářských potřeb a
drogerie a čisticích prostředků.

Proč mají kancelářské potřeby a kancelářský papír pouze jednoho dodavatele?

Nákup kancelářských potřeb a papíru probíhá na základě rámcových dohod, které byly uzavřeny s
vítěznými dodavateli jednotlivých veřejných zakázek pro danou komoditu. Naše společnost se v tuto
chvíli snaží najít postup v souladu se zákonem o zadávání veřejných zakázek, který by umožnil
nabídnout na e-shopu SSN položky od více dodavatelů, aby si organizace mohli vybrat, který produkt
je pro ně výhodnější a měli výběr z velké mnohosti položek..

Patří Vaše organizace k subjektům zařazeným do SSN a ještě nemáte přístup do nákupního portálu? Vyplňte zde jednoduchý formulář pro zřízení přístupu. My Vás budeme obratem kontaktovat a pomůžeme Vám s registrací.

Chcete být pravidelně informování o dění a novinkách v Systému sdružených nákupů? Přihlaste k odběru našeho newsletteru, který pravidelně rozsíláme. Z odběru newsletteru se můžete kdykoliv odhlásit.

Žádost o zřízení přístupu

Newsletter k SSN