Evidence zakázek

V tomto modulu je možno evidovat veškeré veřejné zakázky zadavatele, připojovat k nim celou řadu informací, hodnot a dokumentů. Evidované zakázky je možno filtrovat a řadit podle desítek kritérií, vytvářet statistiky a tyto exportovat do formátů PDF a MS Excel pro další zpracování. Modul disponuje číselníkem dodavatelů, který obsahuje desítky tisíc subjektů, z nichž celá řada z nich je ověřena sofistikovaným registračním procesem.
Pro snadnější práci uživatelů je modul integrován s registrem ARES, číselníkem NIPEZ nebo číselníkem měrných jednotek TARIC.
V rámci systému pak lze jednotlivým uživatelům podrobně nastavit viditelnost zakázek a oprávnění k jejich editaci.

Profil zadavatele

​Profil zadavatele je reprezentován veřejnou částí elektronického nástroje Tender arena. Slouží pro uveřejňování informací a dokumentů k veřejným zakázkám podle požadavků legislativy veřejného investování, a to jak pro potřeby dodavatelů veřejných zakázek, tak pro širokou veřejnost. Zadavatel může na profilu zadavatele uveřejnit jakoukoliv veřejnou zakázku evidovanou v modulu evidence zakázek.
Profil zadavatele disponuje kromě české verze i anglickou a německou jazykovou mutací a umožní tak snadnou orientaci i zahraničním dodavatelům.

Registr smluv

​Elektronický nástroj Tender arena disponuje jednoduchým registrem smluv, ve kterém se sdružují smlouvy zaevidované k jednotlivým veřejným zakázkám. Systém umožňuje v tomto registru filtrovat a vytvářet seznamy dle různých parametrů. V modulu se také nachází samostatný registr pro rámcové dohody, ve kterém lze mimo jiné jednoduše sledovat čerpání z jednotlivých rámcových dohod (zakázky zadávané na základě rámcových dohod).

​Automatické hodnocení nabídek

​V elektronickém nástroji Tender arena je možno definovat jednotlivé položky předmětu veřejné zakázky (položkový rozpočet, popř. jeho agregované části), strukturu hodnotících kritérií a po zanesení nabídkových hodnot do systému (popř. převedení těchto hodnot z nabídek přijatých elektronicky s využitím nabídkového formuláře / elektronického katalogu) provést automatické hodnocení nabídek. Systém vyhodnocení spočívá ve výpočtu bodového skóre jednotlivých nabídek a jejich seřazení podle výhodnosti.

Elektronická komunikace (zasílání zpráv)

​Elektronický nástroj Tender arena umožňuje odesílání a přijímání elektronických zpráv pro komunikaci v zadávacím řízení veřejné zakázky i mimo něj. Zprávy je možno odesílat mezi uživateli systému (tedy mezi uživateli jednoho zadavatele / struktury zadavatelů či mezi zadavatelem a dodavatelem a naopak). O každé přijaté zprávě je uživatel informován e-mailovým avízem, tak aby nemusel příchozí zprávy neustále manuálně kontrolovat.
ELEKTRONICKÝ PŘÍJEM NABÍDEK (ŽÁDOSTÍ O ÚČAST, NÁVRHŮ)

​Elektronický příjem nabídek

​Systém umožňuje evidovat nabídky (včetně žádostí o účast v zadávacím řízení, předběžných nabídek a návrhů) přijaté v listinné podobě, nebo přijímat nabídky elektronicky. Zadavatel si může zvolit, zdali bude u konkrétní zakázky přijímat nabídky výhradně v elektronické podobě, nebo výhradně v listinné podobě, nebo umožní oba způsoby příjmu nabídek.

U elektronické formy pak systém umožňuje příjem nabídek buď s využitím nabídkového formuláře / elektronického katalogu, do kterého dodavatelé vepisují nabídkové hodnoty (jež mohou být předmětem hodnocení), či příjem nabídek pouze s vkládáním jednotlivých dokumentů nabídky. Elektronický příjem nabídek je tedy možno kombinovat s jejich automatickým hodnocením.

Dle legislativy veřejného investování je pak pro podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky (tedy vyjma veřejných zakázek malého rozsahu, popř. vyjmenovaných výjimek) stanoven elektronický příjem nabídek prostřednictvím elektronického nástroje jako jediný možný způsob příjmu nabídek v zadávacím řízení (povinnost stanovena od 18. dubna 2017, resp. od 18. října 2018).

​Dynamický nákupní systém

​Dynamický nákupní systém (DNS) je zvláštním postupem při zadávání veřejných zakázek, který se svou koncepcí podobá rámcovým dohodám, avšak oproti nim skýtá mnohé výhody. Oproti rámcovým dohodám je DNS přístupný všem dodavatelům, kteří se kvalifikují, a to i během trvání již zavedeného DNS. Specifikem DNS je i podmínka plně elektronické komunikace po celou dobu jeho trvání a možnost nakoupit komoditu i v objemu nadlimitní zakázky v řádů dní od vzniku potřeby jejího nákupu.

V elektronickém nástroji Tender arena je DNS realizován přehledným propojením mateřské zakázky, kterou se DNS zavádí a u které jsou evidováni kvalifikovaní dodavatelé, a jednotlivých navazujících zakázek, jejichž předmětem je již konkrétní plnění. Ze systému je tak na první pohled zřejmé, jaký rozsah plnění již byl v rámci daného DNS vysoutěžen.

Realizace DNS v systému Tender arena tak díky logickému uspořádání kroků nepředstavuje žádný složitý proces, byť se jedná na první pohled o komplikovanější postup zadávání veřejných zakázek.

Evidence prodejů

V tomto modulu je možno evidovat prodejní případy (prodej nepotřebného majetku, nemovitostí, atd.), připojovat k nim celou řadu informací, hodnot a dokumentů. Evidované prodejní případy je možno filtrovat a řadit podle různých kritérií, vytvářet statistiky a tyto exportovat do formátů PDF a MS Excel pro další zpracování. Modul je napojen na databázi FEN.cz, která obsahuje desítky tisíc subjektů (potenciálních zájemců o koupi), jejichž identita je ověřena sofistikovaným registračním procesem.
Prodejní případy je možno uveřejňovat v samostatné sekci na profilu zadavatele (vedle veřejných zakázek), přijímat nabídky zájemců v listinné či elektronické formě a pro účely získání nejlepší nabídky využít prodejní elektronickou aukci.
Více informací ZDE.

Integrace s Registrem smluv

​Elektronický nástroj Tender arena disponuje napojením na informačním systémem Registru smluv (ISRS), provozovaný podle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Díky tomu je možné provést evidenci smlouvy (v rozsahu vyžadovaném zákonem o registru smluv) pouze jedenkrát v Tender areně a následně odeslat do ISRS. Tímto je eliminována administrativní zátěž, kdy již není nutné zadávat smlouvu do ISRS, ale jen do Tender areny, která smlouvu odešle.
S ohledem na skutečnost, že smlouvy lze v ISRS zveřejňovat výhradně prostřednictvím informačního systému datových schránek, využívá předmětná integrace napojení na datovou schránku zadavatele.
​Více informací ZDE.

Podpora komisí

​Systém umožňuje u každé veřejné zakázky zaevidovat komise (pro každý procesní úkon zvlášť, popř. komise pro více procesních úkonů) a pro každou komisi definovat její členy, popř. náhradníky. Ke každé komisi lze potom evidovat její jednotlivá jednání. Kromě evidenčního významu této funkcionality umožňuje systém i předvyplňování vybraných údajů souvisejících s komisemi do vzorových dokumentů.

​Seznam stažení dokumentů

​Funkcionalita tohoto modulu umožňuje u každé veřejné zakázky uveřejněné na profilu zadavatele sledovat, kdo z registrovaných a přihlášených dodavatelů si stáhl z profilu zadavatele jednotlivé dokumenty, popř. kolik dokumentů bylo staženo anonymně bez přihlášení. Zadavatel tak do jisté míry přesně vidí, jaký je o zakázku zájem. Systém zároveň všem dodavatelům, kteří si ke konkrétní zakázce stáhli z profilu zadavatele alespoň jeden dokument, rozesílá automaticky informace o všech nových dokumentech, které zadavatel uveřejní.

​Přizpůsobení vzhledu profilu zadavatele

​Funkcionalita, která umožňuje  upravovat barvy ovládacích prvků webové stránky profilu zadavatele, nebo vložit obrázek a logo do jejího záhlaví. Dodavatel i občan tak na první pohled pozná, že se nachází na profilu konkrétního zadavatele.

​RSS kanál profilu zadavatele

​V případě, kdy chce zadavatel zobrazovat aktuální informace o uveřejněných zakázkách i na svých webových stránkách, může pro tyto účely využít RSS kanál pro automatizované předávání těchto informací přímo z elektronického nástroje Tender arena.

​Vzory dokumentů

​Elektronický nástroj Tender arena disponuje sadou vzorových dokumentů, a to pro většinu situací a úkonů, souvisejících se zadávacím řízením veřejné zakázky. Vzorové dokumenty jsou k dispozici pro vybrané nejpoužívanější druhy zadávacích postupu zvlášť a předvyplňují se celou řadou údajů, které systém o veřejné zakázce již zná (název zakázky, identifikace zadavatele, položky předmětu plnění, místo plnění, seznamy dodavatelů, jména členů komisí, apod.). Dokumenty jsou pravidelně aktualizovány dle účinné legislativy a osvědčené praxe zadávání veřejných zakázek.

​Záměry zakázek

​Modul investičních záměrů slouží zadavatelům, u kterých vlastnímu vytvoření a zahájení zadávacího řízení veřejné zakázky předchází záměr (návrh) investice, a to jak pro účely alokace finančních prostředků, tak pro účely jeho schválení. V tomto modulu systém umožňuje vytvořit, evidovat, zveřejňovat a schvalovat investiční záměry a vytvářet z nich veřejné zakázky. Schvalovací proces vedoucí k vytvoření zakázky je pak možno nastavit na míru každému zadavateli dle jeho zvyklostí či interních normativů.

Evidence vlastních údajů zakázky

Pro případy, kdy chce zadavatel evidovat k veřejným zakázkám i údaje, které mu standardní verze elektronického nástroje Tender arena evidovat neumožňuje, je možno detail zakázky rozšířit o libovolný počet polí pro připojování textových poznámek, různých evidenčních a jednacích čísel, datumů, osob, dodavatelů či předdefinovaných hodnot. Tyto údaje je pak možno exportovat coby součást reportingových sestav a dále je využívat pro statistické a kontrolní účely, popř. ověřovat vyplnění těchto hodnot cestou procesní validace.

​Procesní workflow

​Modul procesního workflow slouží pro realizaci procesů schvalování a připomínkování úkonů a dokumentů souvisejících se zadáváním veřejných zakázek. Modul disponuje funkcionalitou pro zpracování úkolů formou tzv. business procesů, spočívající v řízení workflow dle zadavatelem individuálně definovaného modelu - včetně podpory paralelního i sekvenčního zpracování úkolů, větvení procesu dle předem známých logických podmínek a generování úkolů dle organizační struktury. Modul tak umožňuje nastavit chování systému přesně tak, jak si je nadefinuje zadavatel - např. neumožnit zahájit zadávací řízení veřejné zakázky bez toho, aniž by její specifikaci schválil jeden či více předem definovaných uživatelů systému.

Workflow se může dělit podle předem definovaných podmínek (např. předpokládaná hodnota zakázky, druh zadávacího řízení, výsledek předchozích úkolů atp.). Systém v kontextu workflow sofistikovaně řeší otázku zastupitelnosti a zohledňuje organizační strukturu organizace zadavatele.

​Centralizované zadávání

​Funkcionalita modulu Centralizované zadávání spočívá v elektronické podpoře centrálního zadávání veřejných zakázek. Prostřednictvím tohoto modulu je možno realizovat sběr požadavků pověřujících zadavatelů a centrálního zadavatele pro účely definování předmětu plnění centralizovaně zadávaných veřejných zakázek. Modul dále podporuje vytváření slepých katalogů komodit, vytváření katalogů nakupovaných komodit, komunikaci mezi účastníky centralizovaného zadávání, evidenci dokumentů, vytváření harmonogramů a statistik centralizovaného zadávání, včetně podrobných statistik ve struktuře povinné pro resorty ústředních orgánů státní správy.

​Z centrálně vysoutěžených komodit je možno v systému sestavit e-shop, prostřednictvím kterého jsou realizovány dílčí nákupy (přímo vystavovány objednávky dodavatelům), zejména pak při využití institutu rámcové dohody. Uživatelé systému tak nemusejí být zatěžováni administrativou spojenou s evidencí dílčích zakázek, neboť jejich evidence probíhá automaticky.

​Rozhraní webových služeb 

​Pro zjednodušení administrativy a zefektivnění procesu elektronického zadávání veřejných zakázek umožňuje elektronický nástroj Tender arena komunikovat s jinými informačními systémy zadavatele, které podporují přenos dat prostřednictvím tzv. webových služeb s využitím standardu SOAP / WSDL. Určená data a dokumenty může tedy systém Tender arena předávat jiným informačním systémům a rovněž z těchto systémů data a dokumenty přebírat.

Nejčastějšími systémy, se kterými zadavatelé Tender arenu integrují, jsou systémy spisových služeb, ekonomické a účetní systémy, či komplexní podnikové informační systémy (ERP). Propojením tak dochází např. k automatickému párování dokumentů ze spisové služby k veřejné zakázce, automatickému uveřejňování skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky na profilu zadavatele, či párování objednávek a smluv k veřejné zakázce z ERP systému zadavatele.

​Integrace s Věstníkem veřejných zakázek

​Elektronický nástroj Tender arena disponuje napojením na národní Věstník veřejných zakázek a umožňuje tak odesílání základních formulářů přímo z menu veřejné zakázky evidované v systému. Do formulářů se navíc automaticky vyplňují všechny údaje o zakázce, které systém již eviduje a není tak potřeba je vyplňovat duplicitně.

Odesílá-li zadavatel formuláře do Věstníku veřejných zakázek prostřednictvím elektronického nástroje Tender arena, má tyto formuláře přehledně evidovány u každé zakázky, včetně veškerých údajů které s formuláři souvisí (evidenční číslo formuláře, kód pro související formulář, atp.).

​Integrace s e-tržištěm TENDERMARKET

​Elektronický nástroj Tender arena umožňuje propojení s elektronickým tržištěm veřejné správy TENDERMARKET. Zadavatelé, kteří toto elektronické tržiště používají, pak mohou vytvářet a evidovat veškeré zakázky v systému Tender arena a zakázky, které jsou určeny k vysoutěžení na elektronickém tržišti, za ně systém Tender arena v tržišti automaticky založí. Procesní fáze zadávacího řízení pak sice již probíhá v systému elektronického tržiště, avšak jednou za 24 hodin se údaje o takto založených zakázkách aktualizují zpět do evidence v systému Tender arena, a to včetně nově vzniklých dokumentů. Zadavatel tak má k dispozici přehled všech veřejných zakázek na jednom místě pro účely dalšího využití u nich evidovaných dat.

Elektronická aukce

Modul je určený k realizaci hodnocení nabídek pomocí elektronické aukce, jakožto zvláštního postupu v zadávacím řízení veřejné zakázky.

Díky elektronickým aukcím se zvyšuje šance na dosažení výrazných úspor při nákupu (resp. šance na vyšší ekonomickou výhodnost nabídek). Navíc tento maximálně transparentní způsob hodnocení nabídek výrazně zlepšuje vnímání zadavatele ze strany veřejnosti.

Elektronický nástroj Tender arena poskytuje jednotné prostředí pro správu zakázky a realizaci elektronické aukce, včetně automatického přenosu nabídkových hodnot do aukční síně. Není tedy nutné spravovat aukci v jiných softwarových nástrojích či modulech. Systém zároveň umožňuje velmi širokou variabilitu nastavení parametrů elektronické aukce pro možnost zohlednění specifik konkrétních veřejných zakázek v aukčním procesu.

Vhodné komodity pro elektronickou aukci:

• služby – zejm. služby elektronických komunikací (pevná telefonie, služby mobilních operátorů)
  
• dodávky – zejm. energie (elektrická energie, zemní plyn), dodávky pevných paliv (uhlí, koks), dodávky kancelářských potřeb, dodávky přístrojového vybavení všeho druhu (počítače, technologická zařízení), vozidla, spotřební materiál (pneumatiky, tonery do tiskáren, zdravotnický materiál…), nábytek, léky
  
• stavební práce – byť nejsou komoditou pro elektronickou aukci zcela typickou, je efekt elektronické aukce zřejmý i u stavebních zakázek bez ohledu na jejich specifika
  
  

Termínovník

Funkcionalita slouží pro evidenci a souhrnné zobrazení všech relevantních termínů a lhůt konkrétní veřejné zakázky evidované v elektronickém nástroji Tender arena. Současně umožňuje nastavení zasílání notifikací o blížících se termínech či lhůtách v předstihu zadavateli.