Modul TENDER EXPRES slouží zadavatelům veřejných zakázek k efektivnímu nakupování prostřednictvím elektronických katalogů podle § 215 zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZZVZ"). V uplynulých měsících prošel modul výrazným rozvojem – přibyla celá řada nových funkcionalit, které zjednodušují správu katalogových struktur, usnadňují posuzování podaných katalogů a zpřehledňují celý nákupní proces. Níže přinášíme jejich kompletní přehled.
Správa katalogové struktury
Hromadný export a import položek
Dosud bylo nutné položky katalogové struktury zadávat ručně, jednu po druhé. Nově je k dispozici tlačítko „Hromadná správa položek", prostřednictvím kterého lze celou strukturu exportovat do souboru .xlsx – ten slouží zároveň jako importní šablona. Po doplnění nebo úpravě dat v Excelu lze položky stejným způsobem hromadně importovat zpět. Tato funkce výrazně šetří čas při zakládání rozsáhlejších katalogových struktur.
Výrobce jako nepovinné pole
Při vytváření nové položky katalogové struktury může zadavatel pole „Výrobce" ponechat nezaškrtnuté, protože se jedná o nepovinný atribut. Dodavatel pak tuto informaci nevyplňuje jako podmínku pro podání elektronického katalogu – zadavatel tak má větší flexibilitu při nastavení požadavků na nabídku.
Výběr mezi jmennými a plnými variantami produktů
Nová funkce umožňuje zadavateli zvolit, jakým způsobem může dodavatel nabízet varianty produktů. Na výběr jsou dvě možnosti:
Hromadné smazání položek struktury katalogu
V detailu struktury obsahující více než jednu položku je nově k dispozici tlačítko „Smazat položky struktury katalogu", které umožňuje hromadně a nevratně odstranit všechny položky najednou. Tato funkce výrazně zjednodušuje správu rozsáhlejších struktur – například při jejich restrukturalizaci nebo při zakládání nové verze struktury.
Hromadný export a import položek
Dosud bylo nutné položky katalogové struktury zadávat ručně, jednu po druhé. Nově je k dispozici tlačítko „Hromadná správa položek", prostřednictvím kterého lze celou strukturu exportovat do souboru .xlsx – ten slouží zároveň jako importní šablona. Po doplnění nebo úpravě dat v Excelu lze položky stejným způsobem hromadně importovat zpět. Tato funkce výrazně šetří čas při zakládání rozsáhlejších katalogových struktur.
Výrobce jako nepovinné pole
Při vytváření nové položky katalogové struktury může zadavatel pole „Výrobce" ponechat nezaškrtnuté, protože se jedná o nepovinný atribut. Dodavatel pak tuto informaci nevyplňuje jako podmínku pro podání elektronického katalogu – zadavatel tak má větší flexibilitu při nastavení požadavků na nabídku.
Výběr mezi jmennými a plnými variantami produktů
Nová funkce umožňuje zadavateli zvolit, jakým způsobem může dodavatel nabízet varianty produktů. Na výběr jsou dvě možnosti:
- Jmenné varianty – odlišení pouze na úrovni názvu (např. příchuť, barva), přičemž ostatní parametry jsou pro všechny varianty společné.
- Plné varianty – odlišení na úrovni všech povinných parametrů, včetně různých EAN kódů, obrázků a dalších atributů.
Hromadné smazání položek struktury katalogu
V detailu struktury obsahující více než jednu položku je nově k dispozici tlačítko „Smazat položky struktury katalogu", které umožňuje hromadně a nevratně odstranit všechny položky najednou. Tato funkce výrazně zjednodušuje správu rozsáhlejších struktur – například při jejich restrukturalizaci nebo při zakládání nové verze struktury.
Posuzování podaných katalogů
Přizpůsobení viditelnosti sloupců a sledování data poslední změny
V detailu podaného elektronického katalogu si zadavatel může nastavit, které sloupce u jednotlivých položek chce zobrazit. Klíčovým sledovaným údajem je přitom datum poslední změny celého katalogu nebo konkrétní položky – tato informace usnadňuje průběžné posuzování aktuálnosti a správnosti katalogů dodavatelů a okamžitě odhalí, kdy dodavatel naposledy svůj katalog aktualizoval.
Průběžný export elektronických katalogů
Pro účely archivace a průběžného posuzování mají zadavatelé možnost elektronické katalogy kdykoli exportovat a uložit. Exportovaný soubor zachycuje stav katalogu v konkrétním časovém okamžiku, což je cenné zejména při srovnávání historického vývoje nabídek nebo při kontrole plnění smluvních závazků.
Přizpůsobení viditelnosti sloupců a sledování data poslední změny
V detailu podaného elektronického katalogu si zadavatel může nastavit, které sloupce u jednotlivých položek chce zobrazit. Klíčovým sledovaným údajem je přitom datum poslední změny celého katalogu nebo konkrétní položky – tato informace usnadňuje průběžné posuzování aktuálnosti a správnosti katalogů dodavatelů a okamžitě odhalí, kdy dodavatel naposledy svůj katalog aktualizoval.
Průběžný export elektronických katalogů
Pro účely archivace a průběžného posuzování mají zadavatelé možnost elektronické katalogy kdykoli exportovat a uložit. Exportovaný soubor zachycuje stav katalogu v konkrétním časovém okamžiku, což je cenné zejména při srovnávání historického vývoje nabídek nebo při kontrole plnění smluvních závazků.
Nákup bez fixace (bez obnovení soutěže)
Povinné vyplnění požadovaného data doručení
V posledním kroku dokončení objednávky v rámci nákupu bez obnovení soutěže je nákupčí nově povinen vyplnit požadovaný rozsah data doručení. Tím je zajištěno správné časové vymezení plnění vůči dodavateli a předchází se nejasnostem ohledně termínů.
Možnost zaevidovat objednávku bez odeslání v TENDER EXPRESu
V případech, kdy zadavatel využívá vlastní interní objednávkový systém (např. SAP), nemusí objednávku odesílat přímo prostřednictvím TENDER EXPRESu. Místo toho ji může pouze zaevidovat – čímž si zachová přehled o stavu objednávky (Zaevidovaná → Odeslaná dodavateli → Potvrzená dodavatelem → Vyřízená / Stornovaná) a zároveň zpracuje samotné objednání jinde. Objednávku je nově možné stáhnout ve formátu PDF i JSON.
Povinné vyplnění požadovaného data doručení
V posledním kroku dokončení objednávky v rámci nákupu bez obnovení soutěže je nákupčí nově povinen vyplnit požadovaný rozsah data doručení. Tím je zajištěno správné časové vymezení plnění vůči dodavateli a předchází se nejasnostem ohledně termínů.
Možnost zaevidovat objednávku bez odeslání v TENDER EXPRESu
V případech, kdy zadavatel využívá vlastní interní objednávkový systém (např. SAP), nemusí objednávku odesílat přímo prostřednictvím TENDER EXPRESu. Místo toho ji může pouze zaevidovat – čímž si zachová přehled o stavu objednávky (Zaevidovaná → Odeslaná dodavateli → Potvrzená dodavatelem → Vyřízená / Stornovaná) a zároveň zpracuje samotné objednání jinde. Objednávku je nově možné stáhnout ve formátu PDF i JSON.
Nákup s fixací (s obnovením soutěže)
Periody, přehled termínů a přílohy k TE zakázce
Při zakládání TE zakázky s obnovením soutěže s fixací zadavatel nastavuje datum prvního vyhodnocení a délku první soutěžní periody ve dnech. Po konfiguraci systém nově zobrazuje datum a čas vytvoření nejbližšího referenčního nákupu a datum a čas konce příští (případně i aktuální) soutěžní periody. Periodu lze průběžně aktualizovat, nejpozději však 15 dní před koncem té stávající.
Novinkou je také možnost přiložit k TE zakázce relevantní dokumenty – například rámcovou dohodu nebo obchodní podmínky – které se poté zobrazují nákupčím přímo v dlaždici e-shopu a jsou jim tak vždy po ruce při zahajování nákupu.
Periody, přehled termínů a přílohy k TE zakázce
Při zakládání TE zakázky s obnovením soutěže s fixací zadavatel nastavuje datum prvního vyhodnocení a délku první soutěžní periody ve dnech. Po konfiguraci systém nově zobrazuje datum a čas vytvoření nejbližšího referenčního nákupu a datum a čas konce příští (případně i aktuální) soutěžní periody. Periodu lze průběžně aktualizovat, nejpozději však 15 dní před koncem té stávající.
Novinkou je také možnost přiložit k TE zakázce relevantní dokumenty – například rámcovou dohodu nebo obchodní podmínky – které se poté zobrazují nákupčím přímo v dlaždici e-shopu a jsou jim tak vždy po ruce při zahajování nákupu.
Drobné novinky a vylepšení
Vedle výše popsaných větších funkcionalit přibyla v TENDER EXPRESu také řada menších, ale velmi praktických vylepšení:
Komunikace a notifikace
Posuzování a vyhodnocování katalogů
E-shop a objednávky
Vedle výše popsaných větších funkcionalit přibyla v TENDER EXPRESu také řada menších, ale velmi praktických vylepšení:
Komunikace a notifikace
- Odpovídání na konkrétní zprávy ve vláknech – uživatelé mohou nově reagovat přímo na konkrétní zprávu jiného uživatele, nikoli jen přidávat příspěvky na konec vlákna.
- Název kategorie DNS v potvrzení o přijetí EK – do automatické zprávy s potvrzením o přijetí elektronického katalogu byl doplněn název kategorie DNS (je-li DNS na kategorie rozdělen), aby dodavatel ihned věděl, ke které kategorii se přijetí vztahuje.
- Popis položky v avízu o plánovaném výběru z EK – do seznamu položek v avízu byl doplněn popis položky (dosud byl uveden pouze název, počet a název měrné jednotky).
- Popis položky struktury v avízu dodavateli (nákup bez fixace) – do avíza odesílaného dodavateli v rámci nákupu bez fixace je nově zahrnut také popis položky struktury, aby dodavatel lépe rozuměl, co má dodat.
Posuzování a vyhodnocování katalogů
- Zobrazení data poslední aktualizace položky – v detailu podaného elektronického katalogu je u každé položky v tabulce „Položky elektronického katalogu" nově zobrazeno datum poslední aktualizace.
- Celková cena a rozpad na jednotkové ceny v tabulce vyhodnocení – v tabulce s vyhodnocením nákupu (elektronická zpráva o hodnocení) přibyla celková cena a její rozpad na jednotkovou cenu za nabízenou a hodnocenou měrnou jednotku, čímž se zpřehledňuje porovnání nabídek jednotlivých dodavatelů.
E-shop a objednávky
- Datum garantované ceny v e-shopové dlaždici – v dlaždici e-shopu je nově viditelné datum, do kterého jsou u daného dodavatele garantovány ceny nabízených produktů. Nákupčí tak hned při výběru zakázky ví, jak dlouho jsou ceny platné.
- Dokumenty a popis v e-shopové dlaždici – k TE zakázce lze přiložit doplňující informace a dokumenty (např. smlouvu nebo obchodní podmínky), které se nákupčím zobrazují přímo v dlaždici e-shopu.
- Export objednávek ve formátu JSON – objednávky vytvořené v rámci TE zakázek lze nově exportovat ve strojově čitelném formátu JSON, což usnadňuje integraci s interními systémy zadavatele nebo dodavatele.
- Export reportů v detailu TE zakázky – v detailu TE zakázky je k dispozici tlačítko „Stáhnout report položek objednávek", které generuje souhrnný přehled všech objednaných položek včetně identifikace objednávky a jejího stavu. Funkce je ideální pro sledování čerpání a plánování dalších nákupů.
Shrnutí
Všechny výše popsané funkcionality jsou výsledkem průběžného vývoje TENDER EXPRESu reagujícího na potřeby zadavatelů i dodavatelů v praxi. Cílem je, aby práce s elektronickými katalogy podle § 215 ZZVZ byla co nejjednodušší, nejpřehlednější a nejefektivnější – ať už jde o nastavení katalogových struktur, posuzování podaných nabídek, nebo samotný nákupní proces.
Podrobnou nápovědu k jednotlivým funkcionalitám najdete na stránkách nápovědy TENDER EXPRES. Máte-li dotazy nebo potřebujete pomoc, neváhejte kontaktovat naši podporu na [email protected] nebo na tel. +420 226 258 888.
Chcete elektronické katalogy implementovat do svého zadávání? Ozvěte se nám a rádi vám pomůžeme nastavit řešení, které bude přínosem nejen pro zadavatele, ale i pro dodavatele.
Všechny výše popsané funkcionality jsou výsledkem průběžného vývoje TENDER EXPRESu reagujícího na potřeby zadavatelů i dodavatelů v praxi. Cílem je, aby práce s elektronickými katalogy podle § 215 ZZVZ byla co nejjednodušší, nejpřehlednější a nejefektivnější – ať už jde o nastavení katalogových struktur, posuzování podaných nabídek, nebo samotný nákupní proces.
Podrobnou nápovědu k jednotlivým funkcionalitám najdete na stránkách nápovědy TENDER EXPRES. Máte-li dotazy nebo potřebujete pomoc, neváhejte kontaktovat naši podporu na [email protected] nebo na tel. +420 226 258 888.
Chcete elektronické katalogy implementovat do svého zadávání? Ozvěte se nám a rádi vám pomůžeme nastavit řešení, které bude přínosem nejen pro zadavatele, ale i pro dodavatele.
